簡単にわかるメールアーカイブの仕組み
近年デスクワーカーなどに耳にされる機会が増えているのが、メールアーカイブという言葉です。着々と整備が進められているのですが、そもそもメールアーカイブというのは社内に設置されているサーバーを介して受け取ったメッセージを全てコピーし蓄積しておくという仕組みです。
しかも、添付されているデータも例外ではないことから、肝心な情報が抜け落ちているといったこともありません。そして、一言でメールアーカイブと言っても主に2つの仕組みに分類できることを理解しておきましょう。それは、エージェント型と呼ばれる方式とゲートウェイ型の二通りであり、各々の環境に応じて適切な方法を選んでいくことが求められます。
こうしたメールアーカイブは個人向けのメールサービスでも利用されることが増えており、大手の検索業者が無料提供しているサービスにおいても利用可能です。これまでには無い仕組みなので慣れるまでは戸惑いを感じてしまいますが、重大な失敗をすることが無くなります。
メールアーカイブを極める
メールアーカイブを極めるには、どのような時に使うと最適なのかを詳しく知る必要があります。例えば個人がメールボックスを使っていると、URLがついていたり、会ったことのない女性からのメールが来ることがあります。
ネットの企業の懸賞に応募したり、通販サイトで買い物をしているとそれらのメールが来やすくなります。ただ、メールアーカイブにはスパム処理ができる機能があることから、全て選択してフォルダへ移動すると、自動的に不要なメールの削除が可能です。極めると考えた場合は、スパム処理ができることを知っておくといいです。
ゴミ箱に入ったメールは、サービスを提供している場所によっては、自動的に削除をする機能がついていることがあります。ですが、メールアーカイブでメールを移動させたフォルダは、ほぼ永続的に使用できるので、メールが削除される心配はないです。
サービスが終了すれば全て削除になりますが、提供している会社はほぼ大手なので、そのような心配は皆無と見ていいです。