メールアーカイブのデータをナレッジ
メールアーカイブのデータを有益な状態にしたい場合は、個人ではなく企業が行う場合がほとんどです。そして、メールボックスに入っているメール達を用意したフォルダへ移動したいと考えるはずです。
その中にはスパムと言えるメールもあるので、一旦違うフォルダへ全てのメールを移動させて、スパムを削除します。その後にフォルダ内の検索フォームを使い、データの入ったメールを登場させ、全てにチェックをして別のフォルダへ移動させます。
フォルダ名は顧客の会社の名前か仕事に使われる単語にしておくと、探す際に困らないです。同じ作業の繰り返しなので面倒ですが、仕事の一環でもあるため、頑張れば働きを認めてもらえます。
あと、メールアーカイブをした際にゴミ箱に移動したスパムのメールは、自動で消えない場合は自身の手で削除する必要が生じます。ゴミ箱のマークを押して移動し、全てを空にするを選択して押すと不要なメールを綺麗に片付けることができます。
メールアーカイブを社内の情報共有に役立てる
社員がそれぞれメールボックスを与えられた時は、社内にいる人達との情報共有に役立てることが可能です。それにメールを使えば社内の仲が良い同僚と、秘密の会話を楽しむことも出来ます。
一緒にいながら会話をしていると仕事を放棄していると上司に判断されますが、パソコンに向き合っていれば、仕事をしていると誤解される効果が期待できます。溜まってきたメールの中に、スパムと思われるメールがある時は、メールアーカイブの機能を使えばスパム処理を楽にできます。その時は、同僚との会話用のフォルダにメールを移動しておくといいです。雑談をしているのがばれると面倒なので、フォルダは一般用のフォルダの中に移動させましょう。
重要な情報をメールで受け取った時は、社外へ情報を持ち込もうと考える人がいてもおかしくないです。ですが、メールアーカイブソリューションなら、情報を引き出す際の印刷をすることができないため、情報漏洩対策に役立ちます。